Từ điển: Pomodoro?
Cho những ai mới nghe lần đầu
Pomodoro là 1 phương pháp quản lý thời gian. Hướng tới việc chia thời gian làm việc thành nhiều những quãng ngắn và xem giữa những quãng nghỉ để giúp gia tăng hiệu suất làm việc. Có thể định nghĩa khái quát như vậy.
Nếu bạn là một fan của life-hack và những phương pháp làm việc hiệu suất cao. Không ít thì nhiều chắc cũng đã nghe danh Pomodoro. Biểu tượng của phương pháp này là 1 quả cà chua (tomato). Rất nhiều app trên điện thoại, tool, văn phòng phẩm ăn theo phương pháp này và những bài viết về nó cũng không ít. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu hết tác dụng của nó và áp dụng được cho công việc của mình?
Nếu chưa nghe qua bao giờ, hãy xem đây là 1 bài giới thiệu nhanh cho 1 người bạn mới. Biết đâu đấy sẽ đồng hành trong quá trình tăng hiệu quả công việc của bạn.
Pomodoro hoạt động thế nào?
Nếu bạn đi làm, buổi sáng từ 8h-12h, chiều từ 13h-17h. Vậy thì phương pháp làm việc bình thường sẽ chia quãng thời gian làm việc thành 2 “ca”, mỗi ca dài 4 tiếng. Và bạn sẽ làm việc suốt 8 tiếng với 1 tiếng nghỉ trưa.
Pomodoro thì khác, bạn sẽ phải chia 1 ngày của mình thành rất nhiều “ca”.
- Mỗi ca dài 25 phút,
- Giữa 2 ca sẽ có 1 khoảng nghỉ ngắn 5 phút,
- Sau 4 ca dài là 1 khoảng nghỉ dài 15 phút.
Nguyên tắc làm việc bằng pomodoro
- Khi đang trong ca làm việc 25 phút, phải tuyệt đối tập trung (Quan trọng)
- Nếu trong 25 phút bị gián đoạn, thì xem như ca đó phải tính lại từ đầu
- Chọn ra 1 – 2 task cho mỗi ca 25 phút và tập trung cho task đó.
- Sau 25 phút, phải ngừng công việc, đứng dậy/thư giãn cho đến khi hết giờ nghỉ.
- Những sự kiện đột xuất xen ngang ca làm việc sẽ được note lại và giải quyết sau khi hết 25p.
Cách áp dụng:
- Chuẩn bị: 1 đồng hồ đếm giờ (mặc định trên máy tính nào cũng có), hoặc app trên điện thoại, 1 xấp giấy note, 1 backlog làm việc trong ngày (nếu có)
- Trước khi bắt đầu 1 “ca” 25 phút thì viết ra 1 công việc, tối đa là 2. Tập trung giải quyết trong 25 phút này. Chỉ khi nào giải quyết xong mới chuyển sang task khác.
- Tập trung ở đây nghĩa là vô cảm với những thứ xung quanh, điện thoại có thể tắt nếu công việc không yêu cầu. Những yêu cầu khẩn cấp khác khi đang trong ca 25 phút có thể note lại vào 1 chỗ để xử lý sau.
- Nếu bất đắc dĩ phải phân tâm thì xem như ca đó bỏ, tính lại từ đầu.
- Sau khi hết 25 phút, lập tức ngưng công việc, nếu đang dang dở có thể note nhanh chỗ đang làm. Có thể đứng dậy lấy 1 cốc nước, đi vệ sinh, vươn vai, ngồi nghe 1 bản nhạc, lướt facebook 1 chút…
- Sau thời gian nghỉ, lập tức quay lại bàn và lặp lại quy trình
- Tất cả thời gian đều được tính bằng bộ đếm giờ, hết giờ nó sẽ thông báo lên màn hình.
Nghe hơi phức tạp nhỉ, cắm đầu vào làm chẳng phải dễ dàng hơn sao, cứ phải đếm giờ làm gì. Nhưng chia sẻ thật ở góc nhìn 1 đứa hay bị mất tập trung như tôi. Áp dụng cái này vào thì không khác gì chơi game bật hack. Tự nhiên cảm thấy mọi thứ trơn tru thấy rõ và khối lượng công việc gạch ra khỏi backlog tăng lên đáng kể.
Đây vốn dĩ là 1 vũ khí tâm lý học, hàng thật giá thật. Nghiêm túc áp dụng thì hiệu suất chiến đấu gia tăng thấy rõ luôn.
Pomodoro có thật sự kỳ diệu như vậy
#1 Giảm phân tâm, tăng tập trung
Buổi sáng của tôi trước đây sẽ bắt đầu với 1 danh sách công việc dài để giải quyết trong 4 tiếng. Loay hoay chuẩn bị đông tây, rồi thỉnh thoảng quay sang đây, quay sang kia, làm cái nọ cái kia, check email, zalo…. Rất thường xuyên, tôi rơi vào tình trạng "thiên địa hỗn loạn". 4 tiếng, dài như bất tận.
Có thể thấy ngay 2 vấn đề, thời gian cần tập trung quá dài, và phải đa nhiệm quá nhiều.
Pomodoro chia thành nhiều ca làm việc rất ngắn, mỗi ca chỉ làm 1 việc. Thay vì niệm chú tập trung liên tục 4 tiếng – điều dường như tiệm cận với bất khả thi, thì phương pháp mới chỉ yêu cầu nhỏ nhẹ: "Bạn gì ơi, 25 phút, 1 task". So với 4 tiếng thì 25 phút quá đơn giản để dồn toàn lực. 25 phút không lướt facebook vớ vẩn, không check mail, thậm chí là không đứng dậy khỏi bàn. Và phải . Không nói cũng biết, cái task đó sẽ bị đập cho ra bã. → Bí kỹ thứ nhất: Chia để trị
Nếu yêu cầu phải làm liên tục 4 tiếng không nghỉ thì không khác gì hành xác. Cơ thể và não sẽ biểu tình bằng cách tạo ra nhu cầu check facebook, check email, tán gẫu với đồng nghiệp hoặc bất kỳ hình thức nào khiến bạn phân tâm khỏi công việc đang làm. Càng cưỡng ép bản thân phải tập trung, càng bị sự cưỡng ép đó phân tâm.
Cơ chế này bị loại bỏ bởi phương pháp Pomodoro. Do được thiết lập sẵn 1 "phần thưởng" là 5 phút nghỉ ngơi ở cuối mỗi ca làm việc, nên giải tỏa được áp lực tập trung liên tục. Những hoạt động gây phân tâm không miễn cường bị dồn nén mà ngược lại được khuyến khích sắp xếp vào 5 phút nghỉ ngơi. → Bí kỹ thứ hai: Không giành miếng thịt của con hổ đói.
Pomodoro giúp giảm đến 90% phân tâm tư tưởng trong quá trình làm việc.
#2 Tạo động lực, loại bỏ nhàm chán
Bạn sẽ bắt đầu cảm thấy chán với mỗi buổi làm việc, với hàng đống thứ cần làm mà không có mức độ ưu tiên rõ ràng, gần như là bất tận. Mỗi ngày 8 tiếng đi làm, gạn ra được 3 – 4 task, thứ mà nếu tập trung sâu bạn có thể đập nát trong 2 giờ. Sẽ có những lúc bạn ngồi chơi không, tâm trí toàn bộ ở trên mây, làm những việc không có mục đích, rồi có lúc deadline đến, vắt chân lên cổ ngồi lỳ 3 – 4 tiếng liền. Ngồi chơi cũng bất an mà chạy deadline thì càng bất ổn.
Đó là trạng thái mà tôi đã trải qua rất nhiều lần và tôi tin rất nhiều bạn khi học (nhất là trước các kỳ thi), hoặc làm việc văn phòng phải đối mặt mỗi ngày. Sự chán nản và kiệt quệ về tinh thần sẽ tra tấn mỗi ngày và trực tiếp làm giảm hiệu suất đến mức khủng khiếp. Mọi thứ đã tối tăm và dường như không có 1 lối ra để thanh lý đống task ngày càng xếp chồng trong backlog
Những khi bình thường, tập trung được khoảng 10 phút, đã có những dấu hiệu của buồn ngủ, check facebook. Nhưng từ khi bật chế độ pomodoro, trong 25 phút đó, cảm thấy thật thiếu thốn, có khi hết giờ còn tự hỏi: "Ơ, đã hết 25 phút rồi á? Muốn làm cho xong cũng không được?". Và thực sự trông chờ hết 5 phút nghỉ để được quay lại làm nốt. Tôi thực sự quên deadline của công việc, mà là đang chạy đua với 25 phút đó, chạy đua với mục tiêu của chính mình.
Giống như chơi game, mỗi lần hoàn thành 1 nhiệm vụ sẽ có phần thưởng đi kèm. Đó chính là yếu tố gây nghiện khiến bạn chơi hết màn này đến màn khác. Một động lực vô hình gắn với 5 phút nghỉ ngơi sẽ khiến bạn cảm thấy 4 tiếng hay 8 tiếng không còn lê thê chán nản nữa. Bạn luôn muốn chạy đua, không phải để kịp deadline, mà là để thỏa mãn cảm giác hoàn thành 1 cột mốc. Thứ mà thói quen làm việc thông thường không thể mang lại.
Hãy đặt mục tiêu, mỗi ngày chỉ cần 10 ca pomodoro, tương đương hơn 4 tiếng siêu tập trung. Bạn sẽ hiểu được cảm giác làm ít hơn, được gấp đôi.
→ Bí kỹ thứ 3: Trước muốn câu cá, chọn đúng mồi ngon
Đạt được thành quả trên đường đi chính là dòng nước mát tưới tắm cho động lực đi tiếp con đường đó.
#3 Duy trì năng lượng
Bạn có thắc mắc, tại sao lại là 25 phút? Sao không phải 30 hay 45 phút?
Năng lượng, thứ không bao giờ nhìn thấy nhưng sẽ cảm nhận được khi nó tỏa ra. Sự tỉnh táo, khả năng tư duy, động não, trí nhớ, sự sáng tạo…tất cả đều liên kết chặt chẽ với mức năng lượng của não bộ.
Người đưa ra phương pháp này nói rằng. Năng lượng làm việc sẽ không duy trì liên tục ở mức cao, mà sẽ lao dốc sau 1 khoảng thời gian tập trung liên tục. Và đoán xem, khoảng thời gian đó chính là 25 phút. Tại điểm đó, buông công việc ra và relax là cách để kéo mức năng lượng về lại vị trí ban đầu. Đẳng cấp của tập trung sâu là dù làm việc 8 tiếng cũng tưởng như không hao chút mồ hôi, chứ không chỉ cắm đầu làm liền tù tì rồi lăn đùng như xác chết. Như vậy không quá 3 ngày sẽ sợ hãi công việc.
Áp dụng nguyên lý này một thời gian, bạn không còn bị đuối sức sau những task công việc dài, lý trí minh mẫn hơn, ngồi vào bàn làm việc luôn có một cảm giác hưng phấn muốn chinh phục. Tốc độ phục hồi năng lượng của não rất nhanh, chỉ cần tạm ngưng suy nghĩ về vấn đề hiện tại, quá trình phục hồi đã bắt đầu.
Trong 5 phút, bạn nên bước ra khỏi chỗ ngồi, đi bộ lấy 1 cốc nước. Nhìn về 1 nơi xa xăm, có cây xanh càng tốt, thư giãn mắt sẽ làm giảm nhanh sự căng thẳng thần kinh. Nếu làm việc ở nhà, tôi sẽ kéo xà 5 cái trong giờ nghỉ. Cho cơ thể vận động thực sự không chỉ phục hồi năng lượng mà còn sản sinh năng lượng. Và còn 1 tuyệt chiêu nữa tôi áp dụng trong giờ nghỉ, đó chính là nghe ASMR và “ĐỊNH”. Hai bài viết này sẽ bổ sung sau, để đây cho anh em tò mò chơi :)))
→ Bí kỹ thứ 4: Đường dài mới biết ngựa hay
Duy trì năng lượng, đổ xăng dọc đường
#4 Loại bỏ áp lực về mặt thời gian
Nghe qua nguyên lý Parkinson chưa các vị đồng đạo. Nếu chưa thì nghe tôi tóm tắt qua, nếu rồi thì nghe tôi tóm tắt quaaa. Nhé!
Nguyên lý này phát ngôn đại ý là: Deadline càng dài, thời gian làm thực tế sẽ dài tương đương (nghĩa là tốc độ sẽ chậm). Deadline càng gần, thời gian làm thực tế sẽ ngắn lại (tốc độ tăng lên). Công việc dù nhiều, nhưng nếu deadline ngắn cũng sẽ được sắp xếp hợp lý, thái độ làm việc cũng khác, năng suất bỗng nhiên tăng. Công việc dù ít, nhưng deadline nếu còn xa, thì công việc tự động dàn đều ra cả năm dài tháng rộng, tệ hơn là dồn hết vào những ngày cuối. Người ta không còn gấp rút làm, khí thế nhợt nhạt, năng suất tự nhiên giảm.
Thực tế quá dễ thấy. Tâm lý là đa số mọi người đều dồn công việc lại đến những khoảng thời gian cuối cùng để thực sự nghiêm túc làm. Tôi cũng vậy. Không phải chúng ta muốn vậy, mà là tâm lý của chúng ta sẽ hành xử tự nhiên như vậy….à ừ thì đúng là tâm lý của chúng ta cũng chính là chúng ta nên cũng là chúng ta muốn vậy :)))
Cách loại bỏ áp lực về 1 khoảng thời gian lớn, đó chính là chia thành các deadline nhỏ. Liên tục đột phá cảnh giới các cột mốc nhỏ này, đến khi hoàn thành công việc lúc nào trời không biết, quỷ không hay. Đó chính là đạo lý Pomodoro. Đoạn này thằng tác giả ngáo phim chưởng chắc luôn.
Nói thì dễ nhưng làm thì dễ! Thiệt là dễ hơn ngồi nhìn cái deadline chà bá đang từ từ nuốt chửng mình rất nhiều. Tự đặt ra deadline và theo đuổi nó chính là 1 loại thú vui mới của tôi bây giờ.