Khi bạn tham gia 1 dự án kể từ lúc nó bắt đầu. Có rất nhiều việc để làm với vai trò BA. Bạn nhận yêu cầu từ PM nhà bạn bảo rằng đây là ưu tiên số 1 bây giờ. Đọc qua 1 hồi file brief mà user gửi và…chẳng hiểu gì hết.

Bạn đang setup việc gặp stakeholder để hỏi 1000 câu hỏi vì sao và chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Bỗng nhiên PM ghé qua hỏi 2 câu rất chí mạng: “Em nghĩ tầm bao lâu thì xong phân tích? Khoảng 1 tuần không?”. Sếp neo luôn cái mốc này và cho rằng có vẻ như là đủ để hoàn thành việc phân tích trong thời gian này. Tự nhiên bạn sẽ cảm thấy nhức nhức cái đầu, tim đập loạn xạ, hơi thở bắt đầu gấp gáp hơn. Nhưng tạm thời để cái estimate đó sang 1 bên đã. Hãy hít một hơi thật sâu và … câu giờ.

Cả bạn và PM đều biết rằng, đây là 1 dự án hoàn toàn mới, người dùng mới, hệ thống mới. Sẽ chẳng thể cam kết 1 con số hợp lý nào cả cho đến khi chúng ta hiểu rõ hơn về dự án. Ít nhât, bạn sẽ cần hiểu rõ phạm vi dự án và team kỳ vọng bạn phân tích và deliver ở mức độ chi tiết như thế nào. Đây là 1 lý do hợp lý để kéo thêm thời gian, mà từ đó bạn có cơ hội xử lý các bước tiếp theo.

Hiểu rõ hơn về stakeholder

Hãy chắc chắn rằng bạn biết rõ tất cả các stakeholder mà bạn cần phải “va chạm” trong dự án. Biết được cách mà họ làm việc với BA trong những dự án trước đó. Hỏi họ những câu hỏi cơ bản về dự án để hình dung được họ nắm sâu cỡ nào về phạm vi vấn đề cần giải quyết

Hiểu rõ về business objective

Sau khi xác định được Stakeholder, hãy tiếp cận người chịu trách nhiệm chính về mục tiêu kinh doanh.

Stakeholder này muốn đạt được gì từ dự án này. Đây là tầng nhu cầu cao nhất mà BA cần phải đạt được để có cái nhìn tổng quan. Khách hàng muốn tăng doanh số lên 5%, tăng khách hàng tiềm năng lên 20%, tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 30%… Hãy tìm hiểu xem, stakeholder nào sẽ cho bạn được những thông tin ở tầng business object này

Sau khi thu thập những thông tin này từ những stakeholder khác nhau thì hãy xác nhận lại với PM 1 lần nữa để chắc chắn những bạn đang đi đúng hướng

Thảo luận với Tech lead

Thảo luận với tech lead của dự án, có thể là 1 buổi ăn trưa hoặc 1 chầu cafe để tạo lập quan hệ. Hãy hỏi thăm cách mà team dev làm việc cùng BA trong những dự án trước đó, thăm dò thử xem mức độ chi tiết, chuyên sâu về kỹ thuật của tài liệu mà họ cần ở mức nào. Từ đó hình dung được khối lượng output BA phải chuyển giao.

Bạn có thể trao đổi về 1 số vấn đề cần phải làm với techlead. Họ có thể đưa ra 1 vài giải pháp khả dĩ, chỉ ra 1 số điểm bất khả thi hoặc nút cổ chai có thể làm kéo dài thời gian dự án.

Đến thời điểm này, bạn vẫn chưa đủ để có thể đưa ra ước lượng hoàn chỉnh, nhưng đừng lo, bạn đang đưa dự án tiến về phía trước và đã rất gần rồi

Thảo luận về giải pháp

Sau tất cả những bước trên, bạn đã có trong tay 1 số giải pháp phù hợp. Hãy sắp xếp 1 cuộc họp với stakeholder chịu trách nhiệm chính của dự án, thảo luận về các điểm mạnh và hạn chế của từng giải pháp. Kết quả cuối cùng đó là stakeholder đưa ra lựa chọn cho giải pháp cuối cùng. Từ đây, bạn đã có đầy đủ những thứ cần thiết để lên 1 bản nháp cho tài liệu Phạm vi dự án.

Bạn đã có cho mình các câu trả lời cho

• Stakeholder của bạn là ai
• Business objective (mục tiêu và vấn đề business cần giải quyết)
• Team dev gợi ý giải pháp nào
• Team dev cần các tài liệu nào để triển khai
• Stakeholder lựa chọn giải pháp như thế nào.
• Phạm vi dự án chốt ở mức nào.

Khá là đầy đủ tài nguyên để bạn biết được tiếp theo cần làm gì và cần làm trong bao lâu. Hãy lựa chọn đầu việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, ước lượng thời gian và xếp chúng vào 1 bảng tính như ví dụ dưới đây để có được 1 BA timeline cơ bản.

Sau khi đưa ra được 1 BA timeline, những việc tiếp theo đã trở nên rất rõ ràng và cụ thể hơn. Bạn đã có cơ sở để làm việc với stakeholder, 1 con số được chống lưng bởi tất cả những research mà bạn có thể đã mất 3-4 ngày để thực hiện. Không còn 1 sự ước đoán mơ hồ, mông lung có thể khiến tim bạn nhảy ra khỏi lồng ngực khi có gì đó bất trắc xuất hiện nữa.