Đó là câu hỏi mà bạn không hỏi.

Bất ngờ chưa bà già! Đúng rồi, nếu bạn có 1 câu cần hỏi stakeholder và bạn không thốt ra được câu hỏi đó khỏi miệng. Đó chính là bẽn lẽn không cần thiết và có thể dẫn tới một sai lầm.

Khi đặt 1 câu hỏi, bạn có thể tưởng tượng ra trong đầu cái cảnh, mấy người họp chung tủm tỉm cười, thì thầm nói xấu bạn, “sao có thể hỏi 1 câu basic vậy”, hoặc “vậy mà cũng hỏi, mà cũng đòi làm BA”.

Stop! Do not give a shit. Người ta không quan tâm nhiều vậy đâu và bạn cũng đừng quan tâm nhiều như vậy. Đó là việc của bạn.

Tại sao bạn không hỏi

Tất nhiên, để có được thông tin thì nghiệp vụ của bạn là đặt những câu hỏi có chủ đích và khui được nhu cầu ra. Nhưng đôi khi bạn cảm thấy không biết có nên hỏi hay không. Có thể là vì

1. Câu hỏi này quá basic, bạn nghĩ là đáng lẽ mình phải biết câu trả lời. Điều này xảy ra khi bạn làm BA cho 1 domain còn khá mới.
2. Câu hỏi này có vẻ như ai cũng biết, nếu không thì chắc đã có ai đó hỏi rồi.
3. Câu hỏi này bạn đã hỏi rồi, nhưng câu trả lời chưa khiến bạn hài lòng.

Cách xử lý

Cái ổng mới nói là gì ta, rồi nó liên quan gì tới quy trình trời???

Với những câu hỏi loại 1, việc bạn cần làm là làm quen với domain nhanh nhất có thể để có thể quen thuộc với những khái niệm và quy trình nền tảng của domain. Việc liên tục hỏi những câu như thế này chứng tỏ bạn “dốt” trong domain đó. Đó là thực tế, nhưng giấu dốt không phải việc BA nên làm. Nếu sợ quê thì hãy research thật kỹ, và khi nhận ra bị hổng kiến thức, hãy hỏi ngu một cách dũng cảm.

Có thể trong 1 hoặc 2 buổi họp đầu tiên với stakeholder, những câu như thế này sẽ xuất hiện dày đặc. Bạn có 2 hướng xử lý:

• Hỏi ngay lúc đó: nếu khái niệm hoặc 1 đoạn nào đó được trích dẫn nhiều và bắt buộc phải hiểu để có thể nắm được các ý phía sau. Hãy yêu cầu stakeholder giải thích ngắn gọn để bạn nắm được concept.
• Ghi chú và tham khảo sau: nếu nội dung bạn chưa nắm rõ không liên quan nhiều đến mạch thông tin chính, bạn có thể note lại vào sổ hoặc đâu đó trên laptop với 1 dấu ? to đùng. Tìm hiểu hoặc hỏi về nó khi có thời gian để hiểu hơn về domain.

Ủa sao không ai thắc mắc ta?

Với câu hỏi loại 2, rào cản duy nhất là tâm lý, là nỗi sợ nho nhỏ bạn tưởng tượng ra.

Bạn nghĩ ai cũng chắc ai cũng biết câu trả lời, giờ mà hỏi thì thành ra đứa dốt nhất phòng. Thực ra là không, có thể họ cũng không biết đáp án.

Rất nhiều lần mình hỏi 1 câu mà kiểu: “Xin lỗi cả nhà, em ngắt ngang xíu, nhưng mà e chưa phân biệt được A với B nó khác nhau như thế nào, a giải thích ngắn gọn giúp e được không ạ”.

Và sau khi hỏi xong thì nhận ra, có nhiều người cũng lót dép hóng, và khi stakeholder trả lời xong thì còn có người tranh luận về đáp án đó nữa. Chỉ là họ cũng ngại hỏi, khi đó bạn là người dũng cảm duy nhất đứng ra nói thay đám đông.

Có rất nhiều câu tưởng đơn giản, nhưng mỗi người là “ờ sum” theo một cách khác nhau. Đó chính là mầm mống của mâu thuẫn sau này.

Cho nên cách xử lý duy nhất và hiệu quả nhất là, hỏi ngay khi có cơ hội.

Nhớ lại đi, có bao giờ bạn đi họp với một ai đó mà người đó luôn đặt ra những câu hỏi là thắc mắc chung của cả phòng họp. Luôn hỏi rất nghiêm túc và da mặt rất dày, hỏi liên tục. Dần dần, bạn có 1 cảm giác an tâm, nếu họ không hỏi gì nữa thì bạn biết là tất cả vấn đề đã được ghi nhận. Họ sẽ luôn rời khỏi phòng họp với nhiều thông tin nhất. Sự tin tưởng sẽ được tạo ra.

Em biết là nãy anh trả lời rồi, nhưng mà…?

Kiểu câu hỏi này thì dễ xử lý hơn, khi bạn đã hỏi câu đó rồi nhưng đáp án không thật sự thỏa mãn và vẫn còn khúc mắc. Hãy tóm tắt, giả định và xác nhận.

Bạn hãy trình bày tóm tắt câu trả lời của họ theo cách hiểu của bạn. Và khi stuck ở chỗ nào, hãy giả định và xác nhận lại với họ xem bạn hiểu đúng không. Đó là lúc mà bạn sẽ nhận được câu trả lời kiểu “Ừ đúng rồi, nhưng mà ABCXYZ…”.

Đó là lúc những requirement sẽ lòi ra, họ sẽ giúp bạn trám vào những lỗ hổng kiến thức, tránh những giả định tào lao. Cách này cũng show cho stakeholder thấy khả năng lắng nghe tốt và đơn giản hóa những khái niệm phức tạp.

Việc lờ đi một câu nên hỏi có thể khiến bạn thoải mái một chút ngay lúc đó. Nhưng rồi nó sẽ quay lại, bay thẳng vô mặt bạn như cái boomerang. Cách đẹp nhất để xử nó là nhổ cỏ tận gốc. Đừng để 1 vấn đề nhỏ trở nên khó chịu trong tương lai.

Bài viết khuyên rằng Business Analysts (BA) không nên ngần ngại đặt câu hỏi, kể cả những câu hỏi cơ bản, để hiểu rõ vấn đề và tránh sai lầm.