Khi mới nhận task BA

Đã làm gì để giải quyết vấn đề này chưa?

Đôi khi 1 BA tham gia dự án ở giai đoạn giữa, khi mọi thứ đã chạy 1 thời gian. Nghĩa là BA cần xác định những gì đã được làm trước đó, có hiệu quả không, cái gì không nên làm. Điều này tránh việc lặp lại những gì việc đã làm. Thậm chí khi tham gia 1 dự án mới hoàn toàn, BA cũng nên khai thác việc stakeholder nghĩ như thế nào về vấn đề và 1 vài ý tưởng của họ về việc định hình nó.

Anh/chị cần output gì nhất từ em?

Sẽ có rất nhiều kỳ vọng từ stakeholder gán lên người BA. Hãy làm rõ nó trong các buổi họp và thảo luận. Chỉ ra cụ thể BA cần tạo ra cái gì, mô hình nào, sơ đồ gì cần vẽ…

Đôi khi cái stakeholder nghĩ rằng họ cần chưa đã là thứ họ thật sự cần. Vậy nên câu hỏi này có thể giúp BA hiểu kỳ vọng của stakeholder để có thể yên tâm thực hiện hoặc đề xuất những output mà bạn nghĩ là hợp lý hơn với tư cách là 1 BA.

Khi bắt đầu lấy requirement chi tiết

Anh/chị cho em một ví dụ về cái vừa nói được không?

Khi bạn cảm thấy có khá nhiều logic, business rule đan xen và bạn không nắm được bức tranh toàn cảnh. Hãy đặt câu hỏi này, 1 ví dụ có thể chỉ ra 1 cách trực quan và dẫn đến nhiều tình huống hơn. Hãy đảm bảo việc yêu cầu ví dụ được thực hiện thường xuyên để bạn cover được hết các tình huống.

Chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì?

2 trong những nguyên nhân gây mâu thuẫn nhiều nhất trong dự án là sự khác biệt về mục tiêu business và sự hiểu lầm về các thuật ngữ.

Đối với vấn đề khác biệt về mục tiêu, hãy ngăn chặn nó bằng cách truy ra gốc rễ vấn đề cần giải quyết. Có thể các stakeholder khác nhau đang hướng đến những vấn đề khác nhau, và nếu không sớm làm rõ các mục tiêu chung thì dự án có thể bị kéo lệch hướng rất nhanh.

Hãy đặt câu hỏi này 1 cách khéo léo và có thể phải hỏi nhiều lần, mỗi lần bóc ra 1 lớp vỏ để thấy được bản chất vấn đề bên trong.

Điều này có nghĩa là gì?

Để giải quyết vấn đề dễ gây xung đột thứ 2, đó chính là không thống nhất các thuật ngữ. Nếu tiếp xúc 1 khái niệm lạ, 1 biến thể mới nghe có vẻ giống cái bạn đã biết nhưng bạn không chắc, hãy hỏi lại định nghĩa 1 lần nữa để làm rõ. Thỉnh thoảng sau khi đặt câu hỏi này, bạn sẽ thấy các stakeholder của mình bắt đầu đưa ra những định nghĩa khác nhau của họ. Vậy đây là lúc hoàn hảo để setup lại các khái niệm, tránh “hậu họa” về sau.

Hãy đặt những câu hỏi về từ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu và cụm từ dành riêng cho tổ chức hoặc cho ngành nghề. Kể cả những từ ngữ nghe có vẻ dễ hiểu và chung chung như: người dùng, khách hàng, đơn hàng… có thể mỗi stakeholder đang giả định những từ đó 1 cách khác nhau về ý nghĩa của nó.

Chốt lại cuộc thảo luận

Còn vấn đề nào chưa được thảo luận hay không?

Chúng ta thường hỏi stakeholder có câu hỏi nào cần hỏi nữa không vào cuối buổi thảo luận. Câu hỏi như vầy thường không hiệu quả, thay vào đó, hãy hỏi họ xem còn vấn đề nào bị bỏ sót không. Và có thể stakeholder sẽ dễ dàng điền vào những khoảng trống trong cuộc thảo luận.

Còn vấn đề nào cản trở việc bắt đầu tiến hành không?

Đây là 1 câu hỏi có tính chất yêu cầu sự cam kết thực hiện của các stakeholder về những vấn đề đã thảo luận. Dùng ở cuối buổi thảo luận để chốt lại outcome và sẽ dễ dàng đạt được sự đồng thuận về sau ở các bước ký nhận thông qua.

7 câu hỏi giúp BA lấy thông tin từ stakeholder: Đã thử giải quyết vấn đề? Mong đợi gì từ BA? Cung cấp ví dụ? Vấn đề cần giải quyết? Định nghĩa thuật ngữ? Vấn đề bỏ sót? Cản trở nào?

7 câu hỏi cho BA: Làm gì để giải quyết? Mong đợi gì từ BA? Cung cấp ví dụ? Vấn đề cần giải quyết? Định nghĩa thuật ngữ? Vấn đề bỏ sót? Cản trở nào?